Share this Job

Office Manager

Apply now

Apply for Job

Date: Aug 14, 2019

Location: Vladivostok, Russia

Company: Deloitte & Touche CIS

Если пути нет, его надо проложить.

«Делойт» — одна из ведущих международных фирм по предоставлению услуг в области аудита, консалтинга, корпоративных финансов, управления рисками и консультирования по вопросам налогообложения и праву. «Делойт» представлен в семи крупнейших городах России — в Москве, Санкт-Петербурге, Уфе, Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и Южно-Сахалинске, где работает более 2,1 тыс. специалистов.
Наши видение и стратегия, разработанные в сотрудничестве с руководством и партнерами фирм — участников «Делойта» по всему миру, основаны на принципе As One, предполагающем отсутствие географических, функциональных и бизнес-границ для достижения наивысшего качества услуг, оказываемых фирмами-участниками

Наш офис во Владивостоке находится в поисках Административного специалиста, который будет готов присоединиться к нашему коллективу

 

Обязанности включают в себя:

Встреча посетителей (выяснение целей визита, вызов соответствующего контактного лица-сотрудника Компании)

Прием внешних и внутренних телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю и сотрудникам Компании.

Взаимодействие с представителями арендодателя (в т.ч. документооборот), а также с управляющей компанией бизнес-центра по вопросам аренды и эксплуатации офиса

Контроль за состоянием офиса (мониторинг состояния офисных коммуникаций и решение текущих технических проблем, путем привлечения технического персонала управляющей компании Бизнес-центра)

Оформление и отслеживание оплаты счетов от поставщиков Компании, включая контроль за предоставлением закрывающих документов

Обеспечение документооборота Компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, отправление ценных писем

Обеспечение взаимодействия структурных подразделений Компании, а также Компании и поставщиков товаров и услуг, для обеспечения работы офиса (например, поставщиков канц- и хозтоваров, клининговых услуг и т.д.)

Ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, обеспечение рассылки необходимых материалов.

Мониторинг и отслеживание внутренних корпоративных политик и процедур

Взаимодействие с головным офисом компании по вопросам аренды и эксплуатации офиса

Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды Компании.

Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

Организация приемки и учета канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

Обеспечение хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организация  учета и выдачи предметов и средств труда работникам офиса.

Вызов специалистов, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем (в случае необходимости, заполнение за сотрудника табеля учета рабочего времени, оформление авансового отчета и т.д.)

Подписание и отправка кадровых документов ответственным специалистам (различные заявления, больничные листы и т.д.)

Подписание справок с места работы работников, сопровождение процесса увольнения работников (отправка сканов заявлений ответственным специалистам, подписание обходных листов, выдача трудовой книжки и справок)

Ведение документов по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности и подписание их с работниками

 

Наши требования:

Опыт на аналогичной позиции от 3-х лет

Знание английского языка

Знание офисных программ и орг техники

Корпоративная социальная ответственность
Специалисты «Делойта» понимают, насколько важно быть первыми в любом деле. Мы ожидаем от своих сотрудников стремления достигать поставленных целей, решать важнейшие задачи наших клиентов, сотрудников и общества.


Цель нашей компании — добиваться результатов, которыми можно гордиться. Каждый день сотрудники «Делойта» стремятся изменить жизнь вокруг себя к лучшему. Мы гордимся тем, что думаем не только о своих клиентах, но также о своих сотрудниках и об обществе, в котором мы живем. Как организация мы стремимся быть образцом для подражания с точки зрения качества, репутации и положительных изменений.


«Делойт» видит своей целью привлечение и удержание высококвалифицированных и амбициозных специалистов, считая своей важнейшей миссией инвестиции в развитие и рост сотрудников. Мы уверены, что построение прочных моделей взаимодействия с персоналом является не менее важной задачей, чем налаживание эффективных отношений с клиентами.


Мы стремимся быть гибкими, меняя, адаптируя и совершенствуя внутренние процессы и услуги для клиентов. Именно поэтому мы ищем кандидатов, не просто являющихся профессионалами в своей области. Мы ищем кандидатов для партнерского сотрудничества — тех, кто способен меняться, адаптироваться и совершенствоваться вместе с нами. Мы стараемся обеспечить все необходимые условия для раскрытия вашего потенциала и гарантируем всестороннюю поддержку на вашем карьерном пути.

В «Делойте» все понимают, что ключ к успеху компании — ее сотрудники. Мы ценим наших сотрудников и гарантируем им достойную систему вознаграждения. Узнайте больше о преимуществах работы в «Делойте»!

Мы благодарим всех заявителей за проявленный интерес к нашей вакансии. Мы свяжемся с кандидатами, отобранными для проведения собеседования.

Наша стратегия и наша цель состоит в том, чтобы стать бесспорным лидером в области консультационных услуг.  Один из ключевых приоритетов «Делойта» заключается в обеспечении одинаково высокого качества всех основных услуг во всех странах присутствия. Стандарты международной сети «Делойт» в области развития кадрового потенциала - это глобальная инициатива, направленная на разработку и активное внедрение единообразных стандартов управления персоналом во всех фирмах-участниках по всему миру для каждого из основных направлений и видов услуг. Более подробная информация о стандартах представлена по ссылке.


Job Segment: Manager, Administrative Assistant, Office Manager, Management, Administrative